说到邮件的使用，相信有很多朋友们都是知道怎么操作的，毕竟自己平时也是有发邮件的习惯，但是邮件归档是什么意思，就有很多朋友表示不知道，那就让小编来给我们解说吧。
什么是邮件归档？
邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，实现数据的高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。主要解决邮件在完成发送后的存储、检索、保密性及法律效力的问题而被提出的，根据企业用户需求，对全域用户收发邮件进行在线文档、长期保留并允许实时搜索与访问，实现历史邮件可追溯可查询。
可以理解为邮件数据的实时备份，可以批量恢复数据，同时减轻邮件服务器的存储负担，也可以当作数据灾备系统。
什么是邮件备份？
邮件备份其实是指数据副本，如果原有的邮件因损坏或者误删等操作而丢失了，可以启用备份的数据进行恢复，备份的目的主要是用于保护正在使用的数据。数据备份时间表一般包括：每天的增量备份保留七天，每周的完全备份保留一个月，每月的完全备份保留一年，最后，一年的完全备份保留七年。一年的完全备份也称为七年归档。
邮件归档和邮件备份有什么区别？
邮件数据存储方式不同
通过邮件备份功能备份的邮件，是存储于一个指定邮箱的指定文件夹里，通过邮件归档功能备份的邮件，是存储于服务商的归档服务器里。
因此邮件备份功能里的邮件是在一个单独的邮箱中存储，可以进行二次编辑，或通过本地服务器将这些邮件备份到本地。而邮件归档功能里的邮件存储在服务商的归档服务器里，不能进行二次编辑，只能查看或恢复，可以有效地保障数据的完整性。
邮件数据保存速度不同
邮件归档是对邮件数据流进行复制和记录，邮件数据同步收集归档，邮件收发完毕，同时也归档完毕。杜绝了可能出现的信息丢失、原始数据被变更篡改、恶意删除等风险，确保无邮件数据缺失等问题。而传统备份是在邮件产生后对邮件进行备份或先备份后发至邮件服务器。
这两种技术都不是实时的，存在着存档的时间差，不能保证邮件数据的完整性和真实性。
邮件搜索和恢复不同
邮件备份是为了在意外误删除或者数据丢失情况下找回之前的文档，或者在特别的需要情况下找到之前的老旧文档。那么，如何有效地找到这封邮件，并且快速的提取就是个问题。仅靠邮件备份创建的简单搜索标签，并不足以支撑大量的邮件检索，那么就需要拥有更加高级的邮件归档系统，其具备基于内容和所有权的搜索功能，当需要查找需要的邮件时，输入限制条件，能够在数秒内迅速查找到所需的邮件。