赵君雷是一家大型国有企业IT部门现任负责人。据其介绍，前一任负责人在三年前为企业搭建了自建邮件系统。建立之初的系统比较纯净，IP地址也因刚开始使用，出现问题的情况较少。但随着使用量的上升和时间的推移，问题逐渐涌现，垃圾邮件增多、系统不稳定、经常因公司大楼停电检修导致服务器不可用、大楼网络限制导致外地同事连接缓慢、国外回函无故丢失等等。最终由于服务器IP被拒几率提升，公司员工逐步转向个人邮箱。
最让赵君雷担心的是，他发现服务器竟然在自动向外界发送垃圾邮件。在接手IT工作后，赵君雷也试图在现有基础上改进邮件系统——将服务器进行托管，彻底解决了电力和网络访问的问题，重新扫描系统打补丁后木马也被清除。但是，系统由于多年缺乏专业维护，其稳定性已较差，同时垃圾邮件、海外邮件丢信、漏信等问题仍然没有解决，公司还是经常因为海外邮件收发不及时而产生不必要的损失。
为此，公司在2015年初决定重新梳理邮件系统，并拟通过此次变革将企业邮箱与现有的综合办公平台实现对接。经过多方询问，赵君雷最终找到了腾讯企业邮箱的北京地区服务中心—北京中元翔达科技有限公司，想了解作为行业第一的服务商如何看待和解决当前公司遇到的问题。了解到赵君雷所反馈的信息后，北京中元翔达科技有限公司工作人员立刻给与了反馈。
赵君雷最先咨询的就是资费方面的问题。据北京中元翔达科技有限公司售前部门反馈，其实从投入方面来计算，外包邮箱并没有真正意义上的一次性投入，从自建角度来看首年投入远远大于外包费用，而后每年产生的隐性投入还包含技术维护人员费用、设备托管费用、软件和网关升级费用、系统问题产生的损失等。这些费用相加基本也等同于外包企业邮局的费用几倍到几十倍。其实自建企业邮局在5000用户这个数量级向上，平均年成本才跟外包费用持平，才值得以节省成本为目标的建设。
而垃圾邮件问题，其实从自建的角度并不是完全无解，只需要购买一套中高端的反垃圾网管即可，但是这种级别的网关从几十万到上百万不等，而且每年反垃圾库和软件技术的升级的费用也有几万块甚至十几万。作为外包服务商提供的企业邮局，是包含了一整套服务，并且作为外包服务商所使用的反垃圾系统一般都是由大规模或超大规模的阵列组成，软件技术一般采用高端反垃圾系统，会有更高的保障性。
以腾讯企业邮箱为例，腾讯企业自主研发的“反垃圾邮件系统”对常见的图片垃圾邮件、链接垃圾邮件、文字垃圾邮件、附件垃圾邮件等具有较高的识别能力，并且每天QQ用户举报的垃圾邮件也是百万级，这些垃圾信息均进入到反垃圾系统，这也就是为什么腾讯企业邮箱垃圾邮件非常少或者根本没有垃圾邮件的原因。腾讯企业邮箱依靠坚实的技术实力，与中国反垃圾协会合作，共同参与了NASP“中国国家反垃圾应急处置中心”系统建设，腾讯企业邮箱正式成为国家级反垃圾平台核心技术提供者。
其实，反垃圾和反病毒是比较相似的，只依靠软件或系统本身是不能有效的对垃圾邮件进行防控，最重要的是反垃圾库的丰富程度。中国现阶段的互联网仍然是垃圾邮件高发国，腾讯企业邮箱智能反垃圾平台作为国家级反垃圾核心功能，其垃圾邮件样本收集大于任何一个企业级的产品，同时由于腾讯邮箱历经二十多年企业邮局运营，已经积累庞大的垃圾邮件样本库，再结合国家平台所获取的垃圾邮件样本，垃圾样本库规模已经不是企业级产品所能比拟的了。
除了以上两点之外，企业邮箱的专业性与可信度也要高于个人邮箱。尤其是针对国外互联网技术较为成熟的市场用户，电子邮件是非常普通常见的办公工具，企业邮箱作为办公通信的工具将会得到海外市场更多的尊重，并能得到有效实施。这就对邮件系统的海外邮件功能提出了苛刻的要求。
自建系统可以选择租用一些大服务商的邮件中继或者通过自行在海外搭建服务器来实现，相比之下自建比租用中继的成本会高出很多。国内中继线路每个月每个用户大约在10块钱左右，一年是100块钱，这个成本如果加上服务器和网络、电力、网关等关键投入大约在1000块钱左右，这个费用已经可以在国内购买非常好的外包企业邮局了。但就是这样的投入也还是无法直接与专业外包服务商相比。
以腾讯企业公司海外服务为例，腾讯企业邮箱将海外邮件服务分为五大模块，分别是外发、接收和用户直接使用的webmail、客户端使用的smtp服务器、pop服务器。而这五个模块也是邮件传递与使用过程中至关重要的模块，缺一不可。一般的中继服务也只能解决外发和接收，对于其他三个模块也无能为力，这给企业经常出差在外的领导或业务员带来极大的不便。腾讯企业邮箱在香港电信盈科骨干机房、美国德州骨干机房、欧洲等多地部署服务器，最大程度的为企业解决了国际间邮件通信的问题。
最终，赵君雷通过综合分析，决定放弃自建系统，而转入外包企业邮局的使用。值得一提的是，在数据迁移过程中，腾讯企业通信公司的无缝搬家技术为也为其迁移带来了便捷性。同时，由于用户还是直接使用老邮箱账号密码登录新邮箱，也极大程度的降低了由于迁移过程中造成的资料外泄的可能性，登录后老邮箱邮件也随之进入新邮箱。北京中元翔达科技有限公司售前团队配合赵君雷只用了1个小时的时间就完成了一系列的切换操作，顺利的切换到了外包系统上。
“专业的产品、专业的服务，优秀的用户感受!”对于腾讯企业邮箱产品与服务团队，赵君雷给予了这样的评价。
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